Cảm giác mong chờ các cuộc họp kéo dài hàng giờ liền của hầu hết các nhân viên cũng giống như cảm giác của Prometheus khi chờ con đại bàng mà các vị thần cử đến để mổ gan của chàng.
Thật vậy, các cuộc họp đã và đang trở thành một hình thức tra tấn đối với nhân viên văn phòng trong quá trình làm việc tại bất cứ nơi nào.
"Đi họp" dần trở thành nỗi ám ảnh của bất kỳ nhân viên văn phòng nào.
Vấn đề muôn thuở của mọi cuộc họp chính là sự kém hiệu quả của nó. Vào năm 1957, cây bút huyền thoại chuyên viết về các vấn đề quản lý C. Northcote Parkinson đã đưa ra quy luật tầm thường để nói về vấn đề này.
Quy luật này khằng định rằng: "Thời gian bỏ ra cho các vấn đề trong một chương trình sẽ tỷ lệ nghịch với tổng số tiền liên quan đến vấn đề đó."
Theo tinh thần trên, bài viết này muốn đề xuất một nguyên tắc với phạm vi rộng hơn dưới tên gọi Quy Luật Bartleby.
Quy luật này áp dụng cho các cuộc họp có từ mười người trở lên với nội dung như sau: "80% tổng thời gian của 80% số người trong mỗi cuộc họp đều bị lãng phí".
Quy luật này dẫn đến nhiều hệ quả đi kèm. Một trong số đó là quyết định cuối cùng của 80% các cuộc họp sẽ thuận theo ý kiến của người được trả lương cao nhất trong cuộc họp đó (hay HiPPO). Nói cách khác, những người ủng hộ ý kiến khác sẽ chỉ lãng phí thời gian của họ.
Quyết định cuối cùng của 80% các cuộc họp sẽ thuận theo ý kiến của người được trả lương cao nhất trong cuộc họp đó.
Có lẽ vì nhận thức được sự vô ích của việc nói lên suy nghĩ của mình, ít hơn 50% người tham dự đưa ra phát biểu trong một cuộc họp lớn. Tuy nhiên, lại có hơn một nửa số người tham dự trong một cuộc họp có xu hướng hay kiểm tra điện thoại của họ.
Có hơn một nửa số người tham dự trong một cuộc họp có xu hướng hay kiểm tra điện thoại của họ.
Vấn đề nằm ở chỗ mặc dù các nhân viên không hề ưa thích việc tham dự các cuộc họp, họ lại càng khó chịu hơn khi chẳng được mời. Không có gì có khả năng gây hoang mang hơn là việc cả bộ phận đều đi họp còn bạn thì không.
Để hạn chế nỗi sợ này, các nhà quản lý thường có xu hướng mời càng nhiều người có liên quan càng tốt đến các buổi họp.
Hãy tưởng tượng việc cả phòng đều đi họp còn bạn thì không biết gì hết.
Hiển nhiên, có những sự kiện mà mọi người đều cần tham gia như thông báo thay đổi lãnh đạo, chiến lược hoặc các chính sách cắt giảm nhân sự. Ta có thể sắp xếp các nhân viên thành từng nhóm nhỏ vào mỗi buổi sáng và cho họ cập nhật cho nhau tình hình làm việc của mình. Những buổi tập trung thế này chỉ tốn khoảng 15 phút.
Tuy nhiên, hầu hết mọi cuộc họp đều kéo dài lâu hơn rất nhiều. Giáo sư bộ môn Quản lý Học tại Wharton (thuộc Đại học Pennsylvania) Maurice Schweitzer cho biết nhân viên làm việc tốt nhất khi mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng.
Việc thông báo trước về nội dung cuộc họp giúp họ hạn chế sự cảnh giác và bất ngờ, nguyên nhân của những phản ứng tiêu cực đối với các kế hoạch. Đáng buồn thay, giáo sư Schweitzer cũng chia sẻ rằng các nhà quản lý lại không mấy khi quan tâm và thực hiện việc chuẩn bị này.
Các nhà quản lý lại không mấy khi quan tâm và thực hiện việc chuẩn bị trước các cuộc họp.
Điều kiện tiên quyết của mọi cuộc họp là xác định mục đích của nó. Có phải nó được lập ra để thuyết phục nhân viên đồng thuận với quyết định của các nhà quản lý hay tìm hiểu về các ý tưởng và vấn đề của nhân viên?
Nếu cuộc họp của bạn hướng đến mục tiêu đầu tiên, thì hãy để mọi người phát biểu ý kiến trước. Sau đó, bạn có thể theo đó mà điều hướng nội dung cuộc họp. Tiếc rằng, những cuộc họp nói trên lại khá khan hiếm trong các công ty đang hoạt động tốt.
Hãy để mọi người tham dự đều có cơ hội phát biểu ý kiến của mình.
Đối với những cuộc họp nhằm mục đích thu thập ý kiến của mọi người, việc dùng một phương pháp tiếp cận mới là điều cần thiết. Giáo sư Schweitzer tin rằng những nhân viên có địa vị thấp nên được khuyến khích phát biểu.
Trong quá trình đó, họ không nên bị chen ngang vì bất kỳ lý do gì để các nhân viên có thể cảm thấy an toàn tuyệt đối khi chia sẻ quan điểm của mình. Ngoài ra, ta cũng có một lựa chọn khác là để mọi người gửi trước các ý kiến của họ theo cách ẩn danh.
Gửi ý kiến ẩn danh cũng là một biện pháp để giảm bớt sự dài dòng của các cuộc họp.
Tuy nhiên, quy tắc "không gián đoạn" này lại dẫn đến một mối nguy khác: một số nhân viên "dài dòng" có thể làm cho các cuộc họp kéo dài vô tận. Đến một thời điểm nào đó, mọi người sẽ mất kiên nhẫn với những cá nhân nói quá nhiều về một chủ đề không liên quan hay ai đó không phân biệt được đâu là chuyện vặt cá nhân và đâu là bằng chứng khoa học. Vì vậy, Bartleby sẽ vẫn cho phép việc cắt ngang nếu chúng dài không quá 2 đến 3 phút.
Cách tốt nhất để tránh Quy luật tầm thường của Parkinson là sắp xếp nội dung cuộc họp một cách đúng đắn. Chuyên gia Jay Bevington của hãng tư vấn Deloitte cho biết mọi người thường có xu hướng để những vấn đề quan trọng hay gây tranh cãi đến cuối buổi họp. Tuy nhiên, những vấn đề như vậy nên được đưa lên thảo luận đầu tiên.
Những vấn đề quan trong nên được đưa ra thảo luận đầu tiên trong các cuộc họp.
Hơn nữa, việc tổ chức những cuộc họp sẽ trở nên vô nghĩa khi mà chúng không đem lại bất kỳ kết quả gì. Ông Bevington tuyên bố nhiều người sẽ ngạc nhiên khi biết rằng có rất nhiều chủ tịch hội đồng quản trị rời khỏi cuộc họp mà không hề chắc chắn về các vấn đề đã đưa ra thảo luận.
Tuy nhiên, có lẽ giải pháp tốt nhất cho các cuộc họp tẻ nhạt chính là đừng tổ chức chúng. Ông chủ mới của General Electric John Flannery đã đưa ra lời kêu gọi cắt giảm các cuộc họp không cần thiết.
Các cuộc họp không cần thiếu nên được cắt giảm.
Nhờ vào các tiến bộ của khoa học công nghệ hiện đại, các nhóm tin nhắn giúp duy trì liên lạc giữa các nhà quản lý và nhân viên. Thông tin có thể được truyền đạt dưới dạng cô đọng nhất. Những người không liên quan chỉ cần bỏ qua các tin nhắn đó và tiếp tục với công việc của họ.
Nếu bạn là một nhà quản lý và đang muốn tổ chức một cuộc họp với nhân viên của mình, hãy trả lời câu hỏi này trước: Cuộc họp đó có thật sự cần thiết không?
Bình luận (0)
Trở thành người đầu tiên bình luận trong bài viết này.