Quên 'To Do List' thần thánh đi, đến với 'Not To Do List' để quản lí công việc hiệu quả và khoa học hơn

Bạn có bao giờ tự tạo cho bản thân một danh sách việc cần làm (to-do-list) không? Hẳn là có rồi, nếu không thì làm sao chúng ta có thể theo dõi những công việc mình phải làm chứ.

Vậy còn danh sách những thứ không nên làm (not-to-do list) thì sao? Nghe thì có vẻ lạ lẫm, nhưng theo các chuyên gia về năng suất công việc, nó lại hiệu quả hơn nhiều so với dạng mà chúng ta đang quen đấy.

Vậy trong danh sách not-to-do, người ta sẽ viết những gì? Khác với việc cần làm, ta sẽ ghi vào những việc mà ta nghĩ là mình muốn làm, hay cần phải làm nhưng lại không đem đến hiệu quả cho công việc của bản thân.

Lập danh sách kiểu này sẽ giúp ta đầu tư thời gian và công sức vào đúng nơi, đúng chỗ, tránh tốn sức vào những chuyện khác. Dưới đây là lời Alison Rimm, một tư vấn và là huấn luyện quản trị kinh doanh trên tờ Harvard Business Review, về những hiệu quả tích cực mà phương pháp ghi chú mới lạ này đem lại.

Khi chấp nhận là mình có nhiều thứ để làm nhưng thời gian lại không cho phép, nó sẽ khiến bạn buộc phải cân nhắc lại những ưu tiên. Loại bỏ vài thứ không quan trọng, cho vào not-to-to list, giúp bạn hoàn thành các công việc cần thiết trong thời gian cho trước.

Nó cũng làm cho ta thấy thoải mái hơn khi không có cảm giác thúc giục như to-do-list đem lại. Trong lĩnh vực tình cảm, not-to-do list cũng như một rây lọc, để bỏ bớt các mối quan hệ, những liên kết yếu trong mạng lưới của mình.

Bởi thế, dù bận đến đâu, vẫn hãy dành chút thời gian để thực hiện danh sách này. Hiệu quả mà nó đem lại xứng đáng với từng giây mà các bạn bỏ ra đó.

1. Tổng hợp những thứ nào sẽ đưa vào not-to-do list của mình

Khi theo dõi cách sử dụng thời gian của mình, hãy cố gắng ghi lại các công việc mà ta đang làm nữa. Lúc xem lại, hãy cố thêm vào những ghi chú chỉ ra thời gian mà ta dành cho các công việc trên.

Những cái mà bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian, song không có hiệu quả gì cho mục đích cao hơn, hãy mạnh dạn đưa nó vào danh sách này; cả những thứ mà người khác muốn bạn làm, trừ khi là nó phục vụ cá nhân mình. Còn những việc mà bạn thực sự để tâm để sức tới tuyệt đối không để trong not-to-do-list.

2. Tự đặt câu hỏi cho bản thân

Khi đã có một danh sách, hãy xem xét chúng thật kỹ bằng việc tự hỏi và tự trả lời cho nó. Đầu tiên, hãy hỏi “Liệu điều này có giúp tôi thực hiện được mục tiêu của mình hay đóng góp gì vào thành công cá nhân không?”.

Nếu câu trả lời là “không”, hãy hỏi thêm câu thứ hai “Nếu không hoàn thành nó, tôi hay người khác có phải chịu hậu quả gì không?” và câu thứ ba với nội dung “Công việc này có cấp bách hay quan trọng lắm không”.

Nếu cả hai câu sau đều là “không”, nó thuộc về not-to-do-list của bạn.

Mặt khác, nếu có một việc tạo cho ta cảm giác về sự quan trọng của nó khi không được hoàn thành đúng hạn, hãy hỏi một câu như sau: "Tôi có phải là người duy nhất làm công việc này không? Hay là tôi có thể giao cho ai khác làm hộ?" .

Trong trường hợp việc chuyển giao là khả thi, hãy đưa nó là not-to-do-list.

3. Chuẩn bị sẵn câu trả lời

Ý nghĩa của bản danh sách này là anh phải sẵn sàng nói “không” với thứ không cần thiết trong quá trình phát triển bản thân và có thể được hoàn thành bởi một ai khác. Khi thêm một công việc khác vào not-to-do-list, đừng ngại mà không hỏi thêm chính mình về mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của nó.

Huấn luyện viên kỹ năng sống Blaz Kos có một lời khuyên cho những ai đang theo đuổi bản danh sách tham vọng này, đó là chuẩn bị sẵn những văn bản mẫu trong trường hợp anh muốn lịch sự từ chối các nhiệm vụ được giao phó. Kịch bản mẫu khi từ chối trực tiếp, hay qua điện thoại cũng nên được lưu tâm trước khi nói với ai về sự không cần thiết của một công việc cụ thể.

4. Lặp lại các hành động trên

Cứ khi nào được giao làm một việc gì đó, hay bất chợt nảy ra ý tưởng gì về thứ mà bạn đang theo đuổi, hay thực hiện những bước nêu trên. Nếu nó không đáp ứng được các nhu cầu đề ra, liệt nó vào not-to-do-list. Hãy cẩn thận để sử dụng thời gian và công sức hiệu quả nhất, và đừng quên các văn bản mẫu dùng cho việc từ chối.

Cuối cùng, đừng quên xem lại danh sách nói trên theo định kỳ. Khi đã quen dần với nó, ta sẽ muốn bỏ thêm một vài công việc “vô dụng” vào danh sách. Biết đâu sẽ có một ngày, not-to-do-list mới là thứ đầu tiên bạn đọc khi chào một ngày mới?